文書管理規定の作り方
2020/09/15
オフィスの書類を整理したいけど、各部署でバラバラに管理されている、という会社も多いと思います。そういう場合はまず、文書管理のルールを定め、標準化することが必要です。
今回は、文書管理規定の作り方についてご紹介します。
文書管理をルール化するにあたっては、書類のライフサイクルを理解することが重要です。
書類が発生してから活用され、保管を経て廃棄するまでの流れ。この各フェーズにおけるルールを定めたものが文書管理規定だからです。
1.書類作成時のルール
まずは、書類作成時のルールとして下記のような内容を定めると良いでしょう。
【紙の場合】
・件名や日付・作成者等の文書の記載事項
・書類名の付け方
・書式や文体等
・フォーマット
・置き場所
・秘密区分
【電子データの場合】
・使用するソフト
・版の管理
・ファイル名の付け方
・秘密区分の表示方法
2.書類活用時のルール
次に、書類活用時のルールを定めましょう。
書類は、社内で活用するもの（各申請書や議事録、稟議等）と社外で活用するもの（契約書、提案書、見積書等）とに分かれます。それぞれの用途に合わせてルール化することがポイントです。特に社外で活用するものについては、会社の名前を付けて発信をしていますので、トラブル等のリスクを回避するため明確なルールを定めることが重要となります。
作成と活用のルールを定める時間も体力もないという場合、今使っている書類の一覧表（管理台帳）を作成することをお勧めします。
3.書類保管時のルール
次に、それぞれの書類の保管期間と保管方法を定めましょう。
企業で発生する書類は、即廃棄が可能な「一般書類」と保管が必要な「重要書類」に分かれます。
一般書類とは比較的短い期間で活用され、長期保管が不要な書類です。
このような書類は、個人の机や事務所内キャビネットに同じ書類が複数保管されているケースがほとんどです。こういった書類にも適切な保管ルールを設け、必要ないものは廃棄を促していくことが重要です。
保管年限が法律で決まっている書類だけではなく、会社が重要だと判断する書類は全て重要書類となります。当然、法定期限が決まっていれば、その期間中は保管することが必須となりますが、法定期限以外にも、業務上の必要性や歴史的価値、ステークホルダーへの説明責任等様々な観点を考慮し、保管期間を定めることをお勧めします。
保管方法には、社内で保管するのか、外部倉庫に預けるのか、という選択肢があります。当然ながら、外部倉庫を利用する場合、社内で保管する場合とは異なり、手元にあってすぐに見られるわけではありません。書類の利用頻度を踏まえて、保管方法を定める必要があります。災害発生時のリスク等も検討した上で、安全で適切な外部倉庫を選ぶことが重要です。
4.廃棄時のルール
文書管理規定で定めた保管期間経過後は、適切な方法で廃棄するルールを定めましょう。情報漏洩することがないよう、復元できない形で廃棄することがポイントです。
せっかく保管期間を定めても、廃棄を行わなければ書類は増えてしまう一方です。期限到来時には間違いなく廃棄できるフローを定めておくことが重要となります。
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